معیارهای انتخاب نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار

آموزش نرم افزار بیزاجی
آموزش توابع مورد استفاده در بیزاجی – قسمت دوم
۸ خرداد ۱۳۹۹

چگونه می توان بهترین نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار  (BPM)را برای کسب و کار خود انتخاب کرد.

در مقالات منتشر شده در وب سایت BPMExpert.ir از این پس در ابتدا به تعریف اصطلاحات رایج و پر کاربرد در متن می پردازیم و سپس از آن ها در متون استفاده خواهیم نمود.

تعاریف:

BPMN:

مخفف Business Process Model & Notation می باشد به معنی المان ها یا نمادهای استاندارد جهت مدل سازی فرآیند های کسب و کار و یا تجاری هر سازمان. که ما از این به بعد در متن به از مختصر BPMN استفاده خواهیم نمود.

Work Flow:

نمودار جریان کار یا همان نمودار گردش کار می باشد.

BPM:

مخفف Business Process Management می باشد به معنی مدیریت فرآیندهای کسب و کار که رویکردی جهت مدیریت فرآیند های کسب و کار در سازمان ها است.

OMG:

مخفف Object Management Group می باشد. کنسرسیوم استانداردهای فناوری NFP ، که به اختصار OMG مخفف شده است.

BPD:

مخفف    Business Process Diagram می باشد و به نمودار و شکل ترسیم شده توسط BPMN اطاق می شود.

متن اصلی:

BPMیک سیستم به خوبی توسعه یافته است زمانی که به شما امکان ایجاد جریان کاری ، نظارت و آنالیز بر روی آن ها را به طور مؤثر در یک سازمان می دهد.   BPMمدل نمودن فرآیند ، بهینه سازی ، کنترل و اجرای عملیات سازمان است ، با اطمینان از اینکه مدیریت فرایندهای کسب و کار به طور مؤثر انجام می شود. مدیریت فرآیند کسب و کار شامل اقداماتی است که به یک شرکت امکان می دهد اهداف سازمانی خاصی را بدست آورد  و همچنین گردش کار شرکت را با چندین تغییر در محل کار تطبیق دهد.

هدف نهایی نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار بهبود نواقص انسانی و رفع کامل خطاها در محیط کار است. پیشرفته ترین ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار ، غالباً راه حلهای یکپارچه ای هستند که به شما امکان می دهند فرآیندهای دشوار سازمان را پیاده سازی، بهینه سازی و اجرا نمایید و گردش کار را برای بهبود عملکرد عمومی سازمان ایجاد کنید.

نرم افزار BPMS ، کارهای بیشتری از صرفاً ساخت نمودارهای و نقشه های ذهن(Mind Map) انجام می دهند ، بلکه از کل فرآیند کسب و کار نیز پشتیبانی می کند تا بتواند با پشتیبانی از همکاری و یکپارچه سازی ، پاسخگویی ، عملکرد و انعطاف پذیری را افزایش دهد. با استفاده از این ابزار می توانید نتایج بهتری کسب کرده و وفاداری مشتری را افزایش دهید.

نرم افزار BPMS باعث کاهش کارکنان نا کار آمد  و با ارتباطات ضعیف در محیط کار می شود. سازمانها و شرکتها برای بهره‌گیری از تمام مزایای مرتبط با مدیریت فرایندهای تجاری ، از یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار استفاده می کنند.

نرم افزار BPMS به طور قابل توجهی شانس کسب و کار در افزایش عملکرد فرآیند ، بهبود رضایتمندی کارکنان و افزایش فرصت های خلاقیت را با ساده کردن عملیات کسب و کار بهبود می بخشد. آنها همچنین دارای ویژگی های یکپارچه سازی هستند که از ادغام با سایر ابزارهای مهم تجاری پشتیبانی می کند. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار در صنعت شرکت ها متحول شده است و لازم است هر سازمانی بتواند این فناوری را کلید بزند.

 

 

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار-BPMS  چیست؟

مدیریت فرایندهای کسب و کار به منظور مدیریت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار یک شرکت جهت بهبود عملکرد شرکت متمرکز است. از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار برای ترسیم فرایندهای روزمره برای شناسایی و از بین بردن تنگناها ، کنترل هزینه های سازمان استفاده می شود تا فرآیندهای روز به روز تا حد امکان کار آمد شوند.

یک نرم افزار گردش کار با استفاده از موتور گردش کار قابلیت مسیریابی را برای مسیریابی کار از یک شخص به شخص دیگر فراهم می کند ، جایی که به عنوان یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار علاوه بر مسیریابی با استفاده از قابلیت های موتور کسب و کار ، عملکردهای چرخه عمر کامل فرآیند مانند مدل سازی فرایند ، نظارت بر فرایند و شبیه سازی فرایند را نیز فراهم می کند. BPM Suite به طور کلی شامل ابزارهای مدل سازی و بهینه سازی کاربر پسند ، ابزارهایی برای یکپارچه سازی سیستم ، داشبورد نظارت بر فعالیت تجاری و قابلیت های مدیریتی کار برای کاربران نهایی است.

 

شناسایی کدام نوع نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار  (BPMS )برای کسب و کار شما مناسب است؟

ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار بر اساس فریم ورک آنها و نوع میزبانی آنها (Hosting) طبقه بندی می شوند. بسته به نوع میزبانی ، دو نوع نرم افزار مهم مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارد. که عبارتند از:

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار On-premise: این رایج ترین نوع راه حل های BPM است ، آنها در محیط کسب و کار روی سرورهای سازمان شما میزبانی می شوند.

نرم افزار به عنوان یک سرویسSoftware as a service: این کلاس از BPM در سرورهای ابری میزبانی می شوند.

بر اساس فریم ورک آنها ، نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به:

: Horizontal BPM Framework این نوع مدیریت فرآیند کسب و کار با ساخت و طراحی فرایندهای مختلف تجاری سر و کار دارد. آنها غالباً به جنبه فنی فرآیندهای تجاری توجه می کنند.

: Vertical BPM Framework از این نوع ابزارهای تجاری برای انجام کلاس خاص از کارهای هماهنگ ، با استفاده از قالب های موجود که به راحتی می توانند میزبانی و پیکربندی شوند ، استفاده می شود.

: Full Service BPM Suites وظایف مجموعه کامل نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار شامل نقشه فرآیند ، مدل سازی و طراحی فرآیند ، شبیه سازی فرآیند ، نقشه داده ها ، جمع آوری و تجزیه و تحلیل ، یکچارچه سازی و مدیریت چرخه عمر است.

 

بسته به نیاز شرکت ، نیازهای تجاری و اهداف آینده ، انواع مختلفی از نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار  (BPM )وجود دارد که بر اساس مدل صدور مجوز قابل استفاده است:

 

  • مدیریت فرآیند کسب و کار منبع باز : اینها نرم افزار متن باز هستند که سورس کد آنها در دسترس است.
  • مدیریت فرآیند کسب و کار اختصاصی رایگان (BPM): اینها نسخه های محدودی از نرم افزار کاملاً کاربردی مدیریت فرآیند کسب و کار  (BPM )هستند.

مدیریت فرآیند کسب و کار اختصاصی  (BPM): نسخه کامل نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار  (BPM )که به صورت معماری سرور مشتری یا cloud یا مستقل در دسترس است.

 

 

۱۵ ویژگی اساسی نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار  (BPM)

بسیاری از ویژگی های نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار ، آن را به ابزاری مناسب برای بهینه‌سازی فرایند کسب و کار برای رسیدن به بهترین نتایج تبدیل کرده است.

برخی از ویژگی های اصلی نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار شامل مدل سازی فرآیند ها به صورت بصری ، ایجاد و ساخت فرم ها از طریق کشیدن و رها کردن ، پشتیبانی از نسخه موبایل ، ویژگی های قدرتمند مدیریت سیستم ، ادغام و یکپارچه سازی با نرم افزار موجود ، گزارش گیری جامع ، تجزیه و تحلیل ، مقیاس پذیری ، مدل سازی فرایندهای تجاری ، بهینه سازی فرآیند ،، ویژگی های اطلاع رسانی خودکار ، شبیه سازی ، مسیریابی مسیر اصلی ، ابزارک های انجام کار ، نقشه فرآیند ، جمع آوری داده ها ، مدیریت و تجزیه و تحلیل ، نظارت بر زمان واقعی ، مدیریت پروژه ، مدیریت گردش کار

  • یکپارچه سازی با راه حل های نرم افزاری موجود:

این نرم افزار ها امکان همکاری با سایر برنامه ها و سیستم ها را فراهم می کند. این برنامه ها می توانند یک نرم افزار مبتنی بر سرویس(Software As a Service) به عنوان یک نرم افزار یا یک نرم افزار مبتنی بر On-premise باشند.

  • بهینه سازی فرآیند کسب و کار:

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار ، زمان لازم برای استخراج(ایجاد) و بهینه سازی کارهای کسب و کار را  برای به دست آوردن نتایج بهتر کسب و کار کاهش می دهد.

  • تجزیه و تحلیل:

یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار ممکن است تجزیه و تحلیل تجربی یا پیش بینی شده را در اختیار داشته باشد تا بینشی از مهمترین عوامل وابسته به کسب و کار را ارائه دهد.

  • گزارش جامع:

این ابزار تجاری منطق و آمار را با هم ترکیب می کند تا یک گزارش جامع در مورد فرایندهای مختلف تجاری ارائه دهد.

 

 

  • شبیه سازی:

پس از الگوبرداری از یک فرایند کسب و کار ، می توانید فرایند را با ویژگی شبیه سازی شبیه سازی کنید تا بینشی را در مورد آنچه که هر یک از شرکت کنندگان مشاهده خواهند کرد به شما ارائه دهد.

  • مسیریابی مبتنی بر نقش:

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار دارای ساختارهای سازمانی داخلی می باشند تا بتوانند نقش هر فرد در سازمان را مشخص کند ، در صورتی که آنها در بانک اطلاعاتی دیگری تعریف نشده باشند.

  • ابزارکهای (Widget)انجام کار:

با نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار ، هر کارمند می تواند لیستی از کارهای مهم جهت انجام را ایجاد نموده و یادآوری برای هر کار تنظیم کند و مواردی از این قبیل را انجام دهد.

  • نقشه فرآیند:

این ویژگی به شما امکان می دهد ایده ها و فرآیندهای کاری را به شکل نمودارهای جریان ، نقشه ها ، نمودارها و شکل های دیگر تصویری ارائه دهید.

  • جمع آوری داده ها ، مدیریت و تجزیه و تحلیل آن ها:

امروزه مشاغل مجبور هستند با حجم زیادی از داده ها سر و کار داشته باشند و در آنجا لازم است که شما صاحب یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار باشید که توانایی جمع آوری ، مدیریت و تحلیل مجموعه های بزرگ داده را دارد.

  • پشتیبانی موبایل:

نرم افزار مدیریت فرآیند کار شما باید داشبورد قابل تنظیم داشته باشد که به شما امکان می دهد محیط های کاری شخصی را تنظیم کنید که کارمندان شما بتوانند به دستگاه های تلفن همراه خود دسترسی داشته باشند.

  • نظارت بر زمان واقعی:

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به شما امکان می دهد فرآیندهای کسب و کار خود را در زمان واقعی نظارت کنید و همچنین عملکرد شاخص های کلیدی کسب و کار (KPI)را اندازه گیری کنید.

  • مدیریت پروژه:

این ویژگی به شما امکان می دهد پروژه های تجاری خود را با سهولت نسبی مدیریت کنید.

  • مدیریت گردش کار:

یکی دیگر از مزیت های بزرگ نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار این است که به شما امکان می دهد جریان های کاری پیشرفته را با یکپارچه سازی ارتباطات بین کارمندان ، سیستم ها و مجموعه های داده ، ایجاد ، شبیه سازی و پیاده سازی کنید.

  • Drag and Drop form generator

این نرم افزار ها یک رابط کاربری ساده را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد فرم های زیبایی را بدون نوشتن یک خط کد طراحی کنید.

مزایای نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

بسیاری از کسب و کار هب به سمت نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار روی آورده اند تا بتوانند با آنها ، مزیت رقابتی لازم برای پیشرفت در دنیای کسب و کار را بدست آورند.این از طریق چندین ویژگی که این نرم افزار ها دارند ، که شامل بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار ، بر محرکه ارزش می باشند. صرف نظر از نحوه استقرار نرم افزار ، از چندین طریق می تواند برای کسب و کار شما سودمند باشد. در اینجا برخی از مزایای نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار آورده شده است:

  • بهبود بهره وری:

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند با خودکار کردن عناصر زائد در یک گردش کار ، بهره وری را در یک عرصه کسب و کار بهبود بخشد ، این امر به کارمندان امکان می دهد تا وقت و انرژی خود را بر سایر زمینه های تولیدی متمرکز کنند.

  • افزایش راندمان و کاهش خطرات:

با استفاده از BPM ، می توانید فرآیند کسب و کار بهتر توسعه یافته ، طراحی شده ، اجرا و نظارت را ایجاد کنید که منجر به افزایش کارآیی می شود.

  • رضایت کارمندان:

اتوماسیون BPM کار تکراری را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد و به کارمندان این امکان را می دهد تا با سهولت نسبی به کارهای روزانه خود بپردازند.

  • یکپارچه سازی فناوری:

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار با استفاده از ویژگی پشتیبانی موبایل ، فاصله بین کسب و کار و فناوری اطلاعات را کاهش داده است.

  • بهره وری هزینه:

راه حل های یکپارچه BPM به شما امکان می دهد تا با ساده کردن کارها ، اتوماسیون کارهای تکراری ، نظارت بر معیارهای کلیدی و شبیه سازی گردش کار ، سود را به حداکثر رسانده و ضررها را به حداقل برسانید.

  • روابط بهتربا مشتری:

همچنین بستری را فراهم می کند تا ارتباط بهتر با مشتریان شما بهتر و آسان تر شود.

  • سهولت استفاده:

رابط انعطاف پذیر و کاربر پسند نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به شما امکان می دهد فرم های پیچیده فرآیند را به تصاویری تبدیل کنید که درک آن آسان تر است.

از دیگر مزایای قابل توجه آن می توان به بهبود مدیریت حساب ، کاهش کار کاغذی ، کاهش کار در کارکنان ، افزایش چابکی در کسب و کار ، وضوح در جهت استراتژیک ، نظم و انضباط در کارهای روزانه ، تضمین مزیت رقابتی و به حداقل رساندن ناکارآمدی اشاره کرد.

آخرین متدها و ویژگی ها در نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

جدیدترین متد توسعه نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار شامل موارد زیر است.

  • اتوماسیون فرآیند رباتیک:

فروشندگان مدیریت فرایندهای تجاری برای توسعه رباتها از AI (هوش مصنوعی) و ML   (یادگیری ماشینی) استفاده می کنند ، که مداخلات انسانی را در اجرای روزانه نرم افزار از بین می برد.

  • Internet of Things (IOT)

مدیریت فرایندهای تجاری می تواند از این فن آوری برای اتوماسیون فرایندهای مختلف تجاری استفاده کند.

 

 

دستیارهای مجازی:

فروشندگان بیشتری برای ایجاد ارتباط با مشاغل و مشتریان بالقوه و موجود ، مکالمه های خود را در نرم افزار قرار می دهند.

آیا یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار رایگان  (BPM )ارزشمند است؟

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار  (BPM )دارای ویژگی های بسیاری است و می تواند کارایی زیادی برای کمک به کسب و کار شما داشته باشد تا بتواند با الگوبرداری روند کار و کارآیی کسب و کار شما موفق شود ، اما می تواند گران باشد. تعداد زیادی نرم افزار رایگان مدیریت فرآیند کسب و کار  (BPM )در دسترس است. دو دسته نرم افزار نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار رایگان  (BPM )وجود دارد: نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار رایگان اپن سورس و نسخه محدود یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار تجاری.

 

هنگامی که شما یک تیم توسعه در شرکت خود دارید و هنگامی که می خواهید محصول را امتحان کنید یا ویژگی ها و قابلیت های جدیدی را در آن بسازید ، نرم افزار مدیریت متن باز تجاری رایگان انتخاب مناسبی است. برای تنظیم و اجرای آن باید وقت بگذارید.

 

نسخه محدود یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار تجاری:یک روش مناسب برای دیدن اینکه آیا قبل از سرمایه گذاری بزرگ برای کسب و کار شما مفید خواهد بود یا نه ، اما این نرم افزار دارای محدودیت هایی است. نسخه محدود رایگان از یک شرکت محصولات اختصاصی باعث می شود تا در طولانی مدت بروزرسانی آن راحت تر باشید و همچنین به شما کمک می کند تا تعیین کنید که آیا راه حل آن شرکت همان چیزی است که شما می خواهید یا نه.

 

همچنین اشکالاتی در نسخه Free Limited یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار اختصاصی وجود دارد. این نسخه محدود تقریباً به اندازه بسیاری از ویژگی های موجود در نسخه کاملاً کاربردی و پرداخت شده وجود ندارد ، و محدودیت هایی مانند تعداد مدل سازی فرآیند ، محدودیت ذخیره سازی ، تعداد گزارش ها ، گزینه های محدود یکپارچه سازی داده ها و همچنین تعداد کاربران شما وجود دارد. دارند. نسخه های رایگان گزینه های پشتیبانی محدود نیز دارند.

نحوه انتخاب نرم افزار مناسب مدیریت فرآیند کسب و کار

در زیر لیستی از موارد مهم هنگام مقایسه راه حل های مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار در نظر گرفته شده است:

  • فروشندگان بالقوه نرم افزار:

مهم است که اطمینان حاصل کنید که هر نرم افزاری که خریداری می کنید بهترین نرم افزار برای کسب و کار شما است. پرداخت هزینه های اضافی موردنیاز شما در حال حاضر یا در آینده ، این کار شایع در کسب و کار است

  • بودجه:

هنگام انتخاب نرم افزار ، نه تنها هزینه فعلی نرم افزار بلکه هزینه های اضافی مانند هزینه های آموزش ، هزینه های نگهداری ، نصب را نیز در نظر بگیرید. شما باید اطمینان حاصل کنید که نرم افزار با برنامه های شما مطابقت دارد.

  • بازده سرمایه گذاری:

لازم است از فروشندگان نرم افزار BPM در مورد بازده فعلی سرمایه گذاری که مشتریان فعلی آنها به دست آورده اند ، استعلام کنید. این اطلاعات به شما می دهد بین بازده احتمالی سرمایه گذاری کنید.

  • مقیاس پذیری:

برای مشاغل با برنامه های رشد و گسترش ، لازم است راه حل های تجاری را انتخاب کنید که امکان مقیاس پذیری آینده را فراهم کند

  • گزینه های میزبانی وب:

این نرم افزار می تواند در سرورهای شرکت شما یا روی سرور مبتنی بر Cloud میزبانی شود. بنابراین ، اگر شما از نیروی انسانی و منابع فنی کافی برای پشتیبانی از میزبانی داخلی برخوردار هستید ، بهتر است از یک نرم افزار داخلی  بر روی سرور های خودتان استفاده کنید.

  • اهداف کسب و کار:

شما باید قبل از انتخاب نرم افزار، مواردی که امیدوارید با یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به دست بیاورید ، را تعیین کنید.