مدیریت فرآیند کسب و کار چیست

ما در مقالات مختلفی در وب سایت BPMExpert  به بررسی مفهوم و رویکرد مدیریت فرآیند کسب و کار پرداخته ایم . در ادامه این مقالات انوع تعریف از این رویکرد را خواهیم دید.

(BPM(Business Process Management مخفف کلمات مدیریت فرآیند های کسب و کار می باشد.تعاریف گوناگونی توسط سازمان های متفاوت در خصوص این کلمه بیان شده است.

• برخی آن را به عنوان یک رویکرد

• برخی آن را به عنوان سیستم و روشی جهت یکپارچه سازی دیگر سیستم ها بیان کرده اند.

• برخی آن را استفاده از فناوری اطلاعت/نرم‌افزار از جمله مدل‌سازی و شبیه‌سازی فرآیند، گردش‌کار، یک‌پارچه‌سازی سازمان، گزارش کار‌ها و سایر تکنولوژی‌ها برای تسهیل کار بیان نموده اند.

 

با این حال وجه مشترک این تعاریف آن است که:

BPM روشی نظام مند و یکپارچه برای طراحی، اجرا و کنترل فرآیندهای کسب و کار است که در آن هدف نهایی، مدیریت فعالیت های سازمانی و بهبود آنها در طول زمان می باشد.
BPM هم مانند بسیاری از رویکردهای دیگر به مرور زمان می تواند تکمیل، پیشرفته و بهینه شود.
این روال ممکن است بارها و بارها در بستر زمان، برای هر یک از فرآیندهای موجود در BPM اجرا گردد.

با این تفاصیل، شرکت گارتنر هدف از BPM را اینگونه بیان می کند:
طراحی، اجرا و بهبود فعالیت های بین وظیفه ای سازمان که در آن اشخاص، سیستم های اطلاعاتی و شرکای تجاری به هم پیوند می خورند.

نظر انجمن متخصصین در مورد مدیریت فرآیند کسب و کار

BPM عبارت است از یک رویکرد منظم برای شناسایی، طراحی، اجرا، مستندسازی، پایش، کنترل و اندازه گیری فرآیندهای دستی و خودکار کسب و کار؛ با هدف دستیابی به نتایج از پیش تعیین شده سازگار با اهداف راهبردی سازمان.

با این تفاسیر تعاریف را در بالا مشاهده کردیم برای بررسی دقیقتر موضوع باید به سه کلمه مدیریت ، فرآیند و کسب و کار اهتمام ویژه ای داشت باشیم.

در ابتدا به تعریف فرآیند می پردازیم:

دنباله ای از فعالیت ها  که یکی پس از دیگری انجام شده و با تشکیل دادن مجموعه ای از فعالیت ها، یک یا چند «ورودی» را به یک یا چند «خروجی» تبدیل می کند که خروجی تولیدشده دارای ارزشی بیش از ورودی است.

در ادامه تعریف مدیریت آورده می شود.

به کارگیری موثر و کارآمد منابع مادی و انسانی در برنامه ریزی، سازماندهی،  منابع و امکانات، هدایت و کنترل برای دستیابی به اهداف سازمانی  بر اساس نظام ارزشی مورد قبول.
در BPM «مدیریت» هر یک از مراحل چرخه حیات فرآیند در لایه کسب و کار، باید بدون درگیر شدن با جزئیات فنی پیاده سازی نرم افزاری فرآیندها در لایه فناوری اطلاعات صورت گیرد.

مدیریت فرآیند کسب و کار در اکثر سازمانها یک چالش بزرگ است. بسیاری از صاحبان مشاغل تصور می کنند که این هزینه اضافی و هنگفتی است که به سازمان تحمیل می شود یا فقط برای فرآیندهای عظیم ارزش آن را دارد که اجرا گردد.. با این حال در BPM توجه به اندازه کسب و کار شما، مهم نیست .
در این مقاله یک راهنمای واقعی برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار شما جهت کمک به اتوماسیون سازمان وجود دارد.

تعریف مدیریت فرآیند کسب و کار(BPM)

مدیریت فرآیند کسب و کار یک رشته سازمانی است که در آن به شرکت امکان قدم به عقب برداشتن و به طور کلی و جداگانه به همه فرایندها نگاه مردن را می دهد. مدیریت قرآیند کسب و کار وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل می کند و زمینه های بهبود را برای ایجاد یک سازمان کارآمد  مشخص می نماید.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) نحوه ایجاد ، ویرایش و تجزیه و تحلیل شرکت برای فرآیندهای قابل پیش بینی است که هسته اصلی کار آن را تشکیل می دهد.
هر بخش در یک شرکت وظیفه دارد مقداری ماده اولیه یا داده را گرفته و آن را به چیز دیگری تبدیل کند. هر بخش ممکن است دوازده یا بیشتر فرآیند اصلی داشته باشد.

آیا BPM مانند مدیریت وظیفه یا مدیریت پروژه است؟

مدیریت فرآیندهای کسب و کار نه مدیریت وظیفه است (که روی وظایف فردی متمرکز است) و نه مدیریت پروژه (که جریانهای یک بار یا غیرقابل پیش بینی را کنترل می کند).
مدیریت وظیفه در مورد مدیریت یا سازماندهی مجموعه فعالیتهایی است که از یک پروژه ناشی می شود. این پروژه ها غالباً یکبار مصرف بوده و قابل تکرار نیستند. وقتی این پروژه ها مانند کارهای ساختمانی به خوبی سازمان یافته باشند ، از یک نرم افزار مدیریت پروژه مانند ‘Microsoft Project’ استفاده می شود. Trello ، Asana یا Kissflow Project ابزار خوبی برای مدیریت وظایف در پروژه های موقت هستند.
مدیریت فرآیند کسب و کار بیشتر بر روی فرآیندهای تکراری و مداوم متمرکز است که از الگوی قابل پیش بینی یا مدیریت فرآیند پیروی می کنند.

چرا مدیریت فرآیند تجارت مهم است؟

در صورت عدم سازماندهی و سیستم سازی ، فرآیندهای ضعیف کسب و کار می توانند منجر به ضرب وشتم شوند. در سطح فردی ، افراد فقط یک قسمت از یک فرآیند را می بینند ، و تعداد کمی از افراد می توانند اثرات کامل یک فرآیند را بررسی کنند ، همانند: جایی که شروع می شود و به پایان می رسد ، داده های کلیدی مورد نیاز و جایی که گلوگاه ها و ناکارآمدی های بالقوه وجود دارد.
فرآیندهای بی نظم و هرج و مرج به کسب و کار آسیب می رساند و منجر به یک یا چند مورد از این سناریوها می شود:

• تلف شدن وقت
• خطاهای بیشتر
• افزایش نارضایتی
• کمبود داده
• کاهش روحیه کارمندان

با استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار ، سازمان ها می توانند فرایندهای خود را بهبود بخشیده و تمام جنبه های عملکرد را به صورت مطلوب حفظ کنند.

مراحل چرخه عمر BPM

 

مرحله ۱: طراحی

اکثر فرآیندها شامل یک فرم برای جمع آوری داده ها و یک گردش کار برای پردازش آن است. فرم خود را بسازید و مشخص کنید چه کسی در جریان کار صاحب هر کار است.

مرحله ۲: مدل سازی

فرآیند را در یک طرح بصری نشان دهید. جزئیات مانند مهلت ها و شرایط را برطرف کنید تا ایده روشنی از توالی رویدادها و جریان داده ها در فرآیند ارائه دهید. در اینجا دستورالعمل های دقیق برای مدل سازی BPM آورده شده است.

مرحله ۳: اجرا

ابتدا این فرآیند را با آزمایش مستقیم آن با گروه کوچکی اجرا کنید و سپس آن را برای همه کاربران باز کنید. اطمینان حاصل کنید که دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کرده اید.

مرحله ۴: نظارت

در حین انجام روند کار ، فرآیند را تحت نظر داشته باشید. از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت ، اندازه گیری کارایی و تعیین محل گلوگاه استفاده کنید. در اینجا مقاله مفصلی در مورد این مرحله آورده شده است.

مرحله ۵: بهینه سازی

همانطور که تجزیه و تحلیل می کنید ، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار شما ایجاد شود ، توجه کنید تا کارآیی بیشتری داشته باشد. مراحل بهبود فرآیند کسب و کار را در نظر بگیرید.

انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار کدامند؟

سیستم های BPM را می توان براساس هدفی که در نظر گرفته اند دسته بندی کرد. در اینجا سه نوع مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارد:

BPM ادغام محور

این نوع سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار فرایندهایی را کنترل می کند که در درجه اول بین سیستم های موجود شما (به عنوان مثال HRMS ، CRM ، ERP) قرار دارند بدون درگیری زیاد انسان. یکپارچه سازی سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار دارای اتصالات گسترده و دسترسی API هستند تا بتوانند فرآیندهای سریع را ایجاد کنند.

BPM انسان محور

BPM انسان محور برای آن دسته از فرایندهایی است که اساساً توسط انسان انجام می شود. اینها اغلب مصوبات و وظایف زیادی را توسط افراد انجام می دهند. این سیستم ها در یک رابط کاربری خوب، اعلان های آسان و ردیابی سریع بسیار عالی هستند.

BPM سند محور

این راه حل های مدیریت فرآیند کسب و کار زمانی لازم است که یک سند (به عنوان مثال یک قرارداد یا یک توافق نامه) در هسته اصلی فرآیند باشد. آنها مسیریابی ، قالب بندی ، تأیید و امضای سند را هنگام انجام کارها از طریق گردش کار امکان پذیر می کنند.
اکثر سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار می توانند عناصر هر یک از اینها را در خود جای دهند ، اما هر یک معمولاً دارای یک تخصص هستند.

مزایای استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

در اینجا برخی از مزایای اصلی استفاده از BPM در کسب و کار شما ذکر شده است:

• کنترل فرآیندهای بی نظم و ناپایدار را بدست آورید
• ایجاد ، نقشه برداری ، تجزیه و تحلیل و بهبود فرایندهای کسب و کار
• عملیات روزمره را با کارآیی بیشتری اجرا کنید
• اهداف بزرگتر سازمانی را تحقق بخشید.
• به سمت تحول دیجیتال حرکت کنید.
• بهبود و بهینه سازی عملیات درهم

مثالهای مدیریت فرآیند کسب و کار

• منابع انسانی

آیا تا به حال احساس کرده اید که روند پردازش سازمان شما بسیار پیچیده و آشفته است؟ آیا بخش منابع انسانی شما از داوطلبان می خواهد فرم های کاغذی را که باعث خستگی آنها می شود ، پر کنند؟ این به این دلیل است که بخش منابع انسانی شما فاقد اصل مدیریت فرآیند تجارت (BPM) است. با استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار ، به شما کمک می کند فرآیندهای منابع انسانی خود را از ابتدا تا پایان خودکار کنید و در نتیجه هزینه ، زمان و فرم کاغذی را کاهش دهید. در اینجا چند مثال در مورد چگونگی مدیریت فرآیند کسب و کار به بخش منابع انسانی شما برای بهبود فرایندهای خود کمک می کند آورده ایم:
تأیید سریعتر جدولهای زمانی کارمندان
استخدام های جدید بدون دردسر

• فروش

در بیشتر سازمان ها ، تیم فروش برای تأیید فاکتورهای فروش مدت زمان زیادی را صرف هماهنگی با تیم حساب های دریافتنی (AR) می کند. حتی اشتباه تایپی در فاکتورها ، زندگی فروشندگان را خراب می کند. اینجاست که مدیریت فرآیند تجارت به تصویر می کشد ، زیرا فرآیند تأیید فاکتور را خودکار می کند ، در نتیجه احتمال خطاهای دستی و توضیحات رفت و برگشت بین فروشندگان و تیم AR از بین می رود. در اینجا چند سناریو در بخش فروش آورده شده است ، که در آن مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند به آنها کمک کند روند خود را ساده کنند:
گردش کار چرخه فروش خود را کوتاه کنید
با قیمت و فاکتور به روز باشید.

• مالی

هر روز یک تیم مالی با فرم های کاغذی و ایمیل بمباران می شود زیرا هر چیزی که شامل پول می شود باید از مسیر آنها عبور کند. به عنوان مثال ، اگر تیم مدیریت دارایی بخواهد ۵۰ لپ تاپ خریداری کند ، آنها پیش فاکتوری را که از فروشنده دریافت کرده اند برای تأیید به تیم مالی ارسال می کنند. این فقط یک مورد است. تصور کنید که روزانه چه تعداد ایمیل و فرم کاغذی از تیم های مختلف دریافت می کنند. بدون وجود یک سیستم ، مدیریت همه اینها برای آنها دشوار است. سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) به آنها کمک می کند تا همه اینها را مدیریت کنند. در اینجا چند سناریو در بخش دارایی آورده شده است ، جایی که مدیریت فرآیند کسب و کار به عنوان یک مزیت است:
تأییدهای درخواست سفر با یک کلیک
برای سناریوهای منحصر به فرد ، گردش کار را سفارشی کنید

ویژگی هایی که هر ابزار مدیریت فرآیند تجاری شایسته باید داشته باشد

اکنون که می دانید چرا دقیقاً یک سیستم BPM ضروری است ، در اینجا لیستی از ویژگی هایی که یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار خوب باید داشته باشد وجود دارد.
ابزار نمودار سازی فرآیند بصری
طراح فرم کشیدن و رها کردن
کنترل دسترسی مبتنی بر نقش
پشتیبانی موبایل
ویژگی های مدیر قدرتمند
ورود به سیستم (SSO)
ادغام با سیستم های نرم افزاری موجود
گزارش ها و تجزیه و تحلیل ها
عملکرد برای پایگاه های کاربر بزرگ
معیارهای عملکرد پردازش

چرا سازمان ها به مدیریت فرآیند های خود نیار دارند؟

آیا از گام‌های «گردش کار»* در سازمان خود آگاهی دارید؟

چگونه وقایعی را که در سراسر سازمان شما اتفاق می‌افتد شناسایی کرده و به آن‌ها پاسخ می‌دهید؟

ناآشنایی با آیین‌نامه‌ها و مقررات مشترک در سازمان‌ها چه هزینه‌هایی را بر کسب‌و‌کار شما تحمیل می‌کند؟

آیا می‌دانید بهره‌وری پایین، کاهش رضایت مشتریان و افت موقعیت کسب‌و‌کارتان در میان رقیبان، هزینه‌هایی هستند که برای عدم اتوماتیک کردن فرآیند‌های خود از طریق «مدیریت فرآیند کسب و کار» (BPM) باید بپردازید؟

به این دلیل است که ۵۶ درصد از شرکت‌های موجود در لیست Fortune ۵۰۰ ادعا کرده‌اند که اتوماسیون فرآیند‌ها از طریق BPM، یک اولویت اصلی برای آن‌ها محسوب می‌شود.

مفهوم مدیریت فرآیند کسب و کار

امروزه تعداد زیادی نیروی ‌کار و سیستم‌های کسب‌و‌کار ناکارآمد وجود دارند که باعث ایجاد خدماتی کم‌ کیفیت و هزینه‌های غیرضروری می‌شود و مشکلاتی را در زمینه رضایت کارمندان و مشتریان ایجاد می‌کند. این‌ها و مشکلات دیگر معمولا ارتباط نزدیکی با اطلاع، سنجش و کنترل فعالیت‌های کاری به‌طور روزانه دارند. تا زمانیکه فرآیندهای کسب‌و‌کار، غیر رسمی و نامشخص هستند و کارمندان در مورد وظایف خود و رویه‌های شرکت توجیه نشده‌اند، شرکت با ناکارایی و تنگنا مواجه است.

BPM یک راه‌حل جامع برای درک و مدیریت روندهای موجود در سازمان شماست (از طریق تکنیک‌هایی مانند نگاشت/مستند‌سازی روند‌ها و جریان کار) و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بتوانند روابط کاری پیچیده موجود بین کارکنان، سیستم‌ها و فرآیند‌ها را به‌گونه‌ای ساده‌سازی کنند که کاملا قابل فهم شود و از این طریق بهره‌وری سازمان و رضایت مشتریان افزایش یابد.

BPM پیش از اینکه یک ابزار یا تکنولوژی باشد، نوعی اصول و قواعد است و نه صرفا یک نرم‌افزار که خریداری کنید و بدون اطلاع از جزئیات دقیق برای اصلاح مسائل کسب‌و‌کار خود استفاده کنید؛ بلکه اشخاص نقشی اساسی در BPM ایفا می‌کنند.
می‌توان BPM را به‌شکل بنیادی اینگونه تعریف کرد: اصول مدل‌سازی، اتوماتیک‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی کردن روندهای کسب‌و‌کار برای افزایش سودآوری.

هدف از BPM چیست؟

بهبود عملکرد و چالاکی کسب‌و‌کار‌ها با به‌کار بستن یک یا همه موارد زیر:
• مجموعه‌ای جامع، مستند و قابل فهم از فرآیندهای استاندارد که باعث تعریف یک چارچوب در این حوزه شده و شفافیت و کارایی را ارتقاء می‌بخشد. این چارچوب باعث می‌شود همه شرکت‌های استفاده‌کننده از BPM فرایندهای مشابهی را در سازمان خود شکل دهند و این باعث افزایش امکان همکاری میان سازمان‌ها می‌شود.
• رویکرد بهبود فرآیند‌ها شامل برنامه‌هایی برای اندازه‌گیری و نظارت بر فرآیندهای کسب‌و‌کار به‌صورت روز به‌روز و با هدف دستیابی به بهبود مستمر و بهره‌وری بالا.
• استفاده از فناوری اطلاعت/نرم‌افزار از جمله مدل‌سازی و شبیه‌سازی فرآیند، گردش‌کار، یک‌پارچه‌سازی سازمان، گزارش کار‌ها و سایر تکنولوژی‌ها برای تسهیل در وقوع دو مورد بالا همچنین اتوماتیک کردن و بهینه‌سازی (optimize) بیشتر فرآیند‌ها.

مهم‌ترین هدف BPM که در بسیاری از موارد نادیده گرفته‌می‌شود دستیابی به پیشرفت و ارتقاء مداوم است. چرا که تنها چیز ثابت در زندگی، تغییرات است. شرکت، محیط پیرامون شما و تکنولوژی تغییر می‌کنند. فرآیندهای شما نیز نیاز به تغییر و رشد دارند تا پاسخگوی نیازهای شما باشند.

تعریف مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Processes)

برای درک بیشتر از مفهوم مدیریت روند‌ها در کسب‌و‌کار (BPM) بهتر است منظور خود از فرآیندهای کسب‌و‌کار را مشخصا بیان کنیم. فرآیند به توالی یا دنباله‌ای از فعالیت‌ها گفته می‌شود که یکی پس از دیگری به جریان می‌افتد و با تشکیل دادن مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، یک یا چند «ورودی» را به یک یا چند «خروجی» مورد نظر ما تبدیل می‌کند. این فعالیت‌ها ممکن است توسط اشخاص یا سیستم‌ها انجام گیرند و می‌توانند به‌صورت متوالی یا هم‌زمان اتفاق بیفتند. فرآیند کسب‌و‌کار می‌تواند هر چیزی باشد، از پردازش یک سفارش مشتری گرفته تا باز کردن یک حساب جدید یا سازگار کردن یک کارمند جدید با محیط کار. مثلا جذب نیرو به‌عنوان فرایند در یک سازمان متشکل از مجموعه فعالیت‌های دنبال هم هستند که شامل وظائفی همچون تعیین نیاز، اعلام عمومی، مصاحبه، ارزیابی حین کار و استخدام خواهد ‌بود.
در آغاز استفاده از BPM بسیار مهم است که بدانید فرآیندهای کسب‌و‌کار بسیار متنوع‌اند و می‌توانید آن‌ها را از بسیاری جهات دسته‌بندی کنید؛ مانند:
سطح پیچیدگی
مدت زمان
حجم فعالیت‌های مورد نیاز
صنعت مرتبط
سازمان مرتبط
اهمیت آگاهی از این دسته‌بندی از ‌این‌رو است که استفاده از نرم‌افزارهای BPM برای مدیریت برخی فرآیند‌ها مناسب نیست. برای مثال روندهای دارای چارچوب استاندارد، کنترل‌شده و تکرارشونده که می‌توان آن‌ها را به زیرمجموعه‌هایی تقسیم کرد، گزینه خوبی برای استفاده از این دسته نرم‌افزارهاست؛ در حالیکه روندهای غیرقابل پیش‌بینی و بدون ساختار گزینه‌های خوبی نیستند. البته مشخص است که در این متن هدف بیان ساده برخی کلیات در این حوزه بوده و برای اطلاعات جزئی‌تر نیاز به مطالعات جامع‌تری است که برای مثال سایت http://www.what-is-bpm.com می‌تواند منبع خوبی در این زمینه باشد.

چرخه زندگی BPM

فعالیت‌های مربوط به BPM را می‌توان در شش گروه دسته‌بندی کرد: چشم‌انداز، طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی.
فعالیت‌ها پیرامون یک چشم‌انداز استراتژیک و اهداف سازمان طراحی می‌شوند و هر فعالیت با لیستی از فرآیند‌ها همراه است، هر یک از این فعالیت‌ها یک مدیر دارد که مسئول به ‌سرانجام رساندن مجموعه‌ای از فرآیندهاست و هر فرآیند نیز خود از وظایفی تشکیل شده که باید مطابق با برنامه اجرا و گزارش داده شوند. مجموعه‌ای از فرآیند‌ها باعث موفقیت در یک تابع می‌شوند و مجموعه‌ای از توابع برای دستیابی به اهداف سازمانی لازم است.

طراحی

این بخش شامل شناسایی روندهای موجود و طراحی روندهایی است که باید وجود داشته‌ باشند. حوزه‌های مورد توجه در این مرحله عبارت‌اند از: نمایش جریان فرآیند‌ها و فاکتورهای درونی آن‌ها، روش‌های استاندارد عملیاتی، هشدار‌ها و تذکر‌ها، توافقنامه‌های سطح خدمات و مکانیسم‌ها‌ی انتقال وظایف.
طراحی خوب، باعث کاهش تعداد مشکلات در عمر یک فرآیند می‌شود. این مرحله به شما این اطمینان را می‌دهد که یک طراحی تئوریک صحیح و کارآمد وجود دارد. بهبود می‌تواند در جریان کارهای میان انسان‌ها، سیستم‌ها یا انسان با سیستم رخ دهد و اهداف مختلفی همچون نظارت بازار یا چالش‌های رقابتی را دنبال کند.

مدل‌سازی

هدف از این مرحله ایجاد مدلی است برای نمایش فرآیندهای موجود در شرکت. در این فاز به ایجاد یک دیاگرام سطح بالا از فرآیند می‌پردازیم و هدف گردآوری اطلاعات تنها در حدی است که برای درک مفهومی اینکه یک فرآیند چگونه کار می‌کند کافی باشد بدون اینکه درگیر جزئیات اجرایی شویم. (برای مثال کره زمین را با یک گوی شبیه‌سازی می‌کنیم و تنها کلیاتی از مکان قاره‌ها و دریاها را روی آن نمایش می‌دهیم.)
در این مرحله با استفاده از طراحی تئوریک بخش قبل به معرفی ترکیبی از متغیر‌ها می‌پردازیم (مثل تغییر در اجاره ‌بها یا هزینه مواد خام، که مشخص می‌کند یک فرآیند چگونه می‌تواند تحت شرایط مختلف انجام گیرد.) همچنین در این مرحله آنالیزهای مربوط به تاثیر تغییر متغیرهای مختلف در فرآیند را مورد بررسی قرار می‌‌دهیم.

اتوماتیک‌سازی

در این فاز مدل گسترش می‌یابد تا به ایجاد مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها، جزئیات و قواعد مورد نیاز برای اجرای فرآیند بپردازد و به‌طور خاص به تصمیم‌گیری در مورد نحوه اجرای یک فرآیند می‌پردازیم (وقتی کره-زمین با یک گوی مدل سازی شده، یک نقشه به معرفی مسیرهای دقیق بین دوشهر و کمک می‌کند تا بفهمید کدام مسیر برای مسافرت مناسب‌تر است.)
یکی از روش‌های اتوماتیک‌سازی ایجاد یا خرید اپلیکشن‌هایی است که مراحل لازم برای اجرای یک فرآیند را انجام دهند اما در عمل این اپلیکیشن‌ها تمام مراحل را با دقت لازم انجام نمی‌دهند. روش دیگر استفاده از تلفیقی از نرم‌فزار‌ها و دخالت انسان‌ها است که این روش پیچیده‌تر از روش قبلی است و مستندسازی فرآیند‌ها را مشکل می‌سازد. اما نرم‌افزارهای BPM تمام مراحل فرآیند کسب‌و‌کار را از مرحله طراحی پوشش می‌دهند و تمام مراحل مستقیما توسط کامپیو‌تر انجام می‌گیرد. اگر یک مرحله برای اتوماتیک‌سازی کامل مشکل باشد، این اپلیکیشن درخواست ورودی‌های انسانی می‌کند. در این روش امکان ارتقاء سریع‌تر روند‌ها فراهم می‌شود.

مدیریت و اجرا

فاز اجرایی مدیریت فرآیند کسب و کار شامل تحلیل دستورالعمل‌هایی است که در مرحله قبلی ایجاد شده و هدف از آن مدیریت جریان کار از ابتدا تا انتهای فرآیند است. در این روش نرم‌افزارهای BPM مسئول ایجاد وظایف و تحویل اتوماتیک آن‌ها به افراد مشخص یا سیستم‌ها بر اساس قوانین فرآیند هستند. درست مشابه روشی که در آن، سیستم GPS در طول رانندگی و مرحله به مرحله و تا رسیدن به مقصد مسیر را به شما نشان می‌دهد در حالیکه راننده می‌تواند شخصا مسیرهای درست را از روی نقشه بخواند و به‌‌ همان مقصد قبلی برسد اما استفاده از سیستم‌ GPS کارآمد‌تر است و به راننده اجازه می‌دهد تا تنها بر رانندگی خود تمرکز کند به جای اینکه دائما نگران مسیریابی خود باشد.

نظارت

در این فاز اجرای فرآیند اندازه‌گیری، پیگیری و مورد بازبینی قرار می‌گیرد تا پتانسیل‌های موجود برای ایجاد بهبود شناسایی شود.

بهینه‌سازی

در این مرحله مدیران از اطلاعات و درس‌هایی که در فاز اجرا آموخته‌اند به‌عنوان مبنای ایجاد تغییر در فرآیند‌ها استفاده می‌کنند. ارتقاء در روش‌های جمع‌آوری داده‌ها، اضافه کردن یا حذف برخی وظایف، اتوماتیک کردن مراحلی از اجرای فرآیند که قبلا به‌صورت دستی انجام می‌گرفت یا بهبود در کیفیت گزارش‌های ایجاد شده، از جمله اقداماتی است که در بخش بهینه‌سازی انجام می‌گیرد و هدف از آن‌ها شناسایی تغییراتی است که باعث بهبود و ارتقاء یک فرآیند می‌شود.
در ادامه مثال قبل، تشخیص اینکه زمان مسیر رفته شده ۳۰ درصد افزایش یافته، ممکن است به امتحان مسیر دیگری بپردازید که در ادامه مسیر از ترافیک‌های بعدی دور شوید.
مهم‌ترین هدف BPM که در بسیاری از موارد نادیده گرفته‌می‌شود دستیابی به پیشرفت و ارتقاء مداوم است. چرا که تنها چیز ثابت در زندگی، تغییرات است. شرکت، محیط پیرامون شما و تکنولوژی تغییر می‌کنند. فرآیندهای شما نیز نیاز به تغییر و رشد دارند تا پاسخگوی نیازهای شما باشند.
بهتر است این مراحل را به‌عنوان یک چرخه مداوم در نظر بگیریم که به‌محض اینکه پتانسیل تغییر در یک فرآیند یافت شد این چرخه دوباره از ابتدا آغاز می‌شود تا سرانجام بهترین گزینه‌ها اجرا شوند. با این روش است که امکان پیشرفت‌های دائمی و رو به ‌رشد فرآیند‌ها فراهم می‌شود.

توضیحات:
* فعالیت‌هایی که پایان یکی، ورودی و شروع برای گام بعدی می‌باشد و گام‌ها با هم همپوشانی نداشته باشند.

منابع:
 winscribe
 what-is-bpm