تفاوت میان فرآیند و وظیفه
وظیفه واحدی از کار است، فعالیتی که معمولاً یک نفر انجام می دهد. در مقابل، فرآیند، گروهی از وظیفه های به هم پیوسته است که با یکدیگر نتیجه ای با ارزش از دید مشتری را به بارمی آورند.
وظیفه واحدی از کار است، فعالیتی که معمولاً یک نفر انجام می دهد. در مقابل، فرآیند، گروهی از وظیفه های به هم پیوسته است که با یکدیگر نتیجه ای با ارزش از دید مشتری را به بارمی آورند.
برای مثال، انجام دادن یک سفارش یک فرآیند است (فعالیتهایی که کالا را به دست مشتری می رساند).
این فرآیند از وظایف مختلفی درست می شود.
دریافت درخواست از مشتری، واردکردن آن به رایانه، بررسی اعتبار مشتری، بررسی موجودی کالا و یا تولید، گزینش و بسته بندی سفارش، برنامه ریزی حمل و روش ارسال کالا (زمینی، دریایی، هوایی) و در پایان بارگیری و ارسال کالا به سوی مشتری.
هیچ کدام از این وظیفه ها به تنهایی ارزشی را برای مشتری نمی آفریند. حمل بدون بارگیری و یا بسته‌بندی بدون انتخاب کالاها از انبار، شدنی نیست. بررسی اعتبار مشتری به خودی خود یک تجزیه و تحلیل مالی است. تنها هنگامی که این فعالیتهای مستقل و جداگانه با یکدیگر جمع شوند، ارزشی به وجود می آید.
بنابراین، فرآیند را می توان یک زنجیره ارزش در نظر گرفت که هر مرحله (هر دانه زنجیر) ارزشی به مرحله قبل می افزاید. بنابراین، فرآیند های کسب و کار عبارتند از فعالیتهای اساسی در سازمان که محدود به مرزهای وظیفه ای نیستند و منابع انسانی، مهارتهای مدیریتی و فناوری را به منظور تمرکز سازمان بر استراتژی ایجاد ارزش برای ذینفعان و بخصوص مشتریان به هم مرتبط می کنند.
سازمان شما وظیفه گراست یا فرآیندگرا؟
در این نوع سازمان، واحدهای سازمانی براساس وظایف سازمان، طراحی و ایجاد می‌شوند. برای مثال در یک سازمان تولیدی و بازرگانی، واحدهای طراحی محصول، تولید، انبار، بازاریابی، فروش و نظایر آن در نظر گرفته می‌شوند. این روش از قدیمی‌ترین روش‌های سازماندهی محسوب میشود و هنوز هم دربسیاری از سازمان‌ها، بویژه برای سازماندهی سطوح عملیاتی، مورد استفاده قرار می‌گیرد
در این ساختار مواردی که میان وظایف واحدهای مختلف سازمان وجود دارد وابستگی متقابل است و بدلیل اینکه وظایف مستقل نیستند و انجام یکی به دیگری وابستگی دارد، کارآیی کم میشود.
به همین دلیل ارزیابی بسیار دشوار خواهد بود و مسئولیت واحدهای مختلف، به درستی مشخص نیست. زیرا دقیقا مشخص نمی‌شود که عملکرد سازمان، ناشی از عملکرد ضعیف یا اشتباه کدام یک از واحدهای وظیفه‌ای سازمان است.
با توجه به وظایف از پیش تعریف شده انعطاف‌پذیری کافی برای تطبیق سریع وظایف را ندارند.
تصویر زیر نمایانگر عملکرد یک سازمان وظیفه‌گرا را نشان میدهد. البته نوعی از وظیفه گرایی که « هدف » در آن گم شده است.
عملکرد سازمان وظیفه گرا
در این تصویر، هدف تیم خط کشی، «خط کشی» بوده است و نه هدایت خودروها در جاده و بنابراین بدون اینکه برای مشکل پیش آمده (تنه درخت مانع) راه حلی اندیشیده شود، خط کشی انجام شده است.
در این نوع سازمان تغییرات با هزینه زیاد و با مقاومت بالا انجام می‌گیرد و پرسنل کمترین انگیزه را برای توسعه و بهبود سازمان خود دارا هستند.
معمولاً در این سازمان‌ها پاداش‌هایی (مادی و غیرمادی) که به افراد داده میشود براساس اثربخشی فعالیتهای آنان نیست بلکه متناسب با پایبندی آنان به وظایفیست که می‌تواند ضد اثر بخش نیز باشند.
سازمان فرآیندگرا:
در مقابل سازمانهای وظیفه گرا، سازمانهای فرآیندگرا قرار دارند که در این نوع سازمان‌ها به اثربخشی فرآیندها توجه شده و آن، معیاری برای ارزیابی فعالیتهای کارکنان است.
بعبارتی فرآیند مجموعه ای از وظایف مرتبط به هم در کنار یکدیگر برای خلق نتیجه ای ارزشمند برای مشتری است.
سازمانهای فرآیندگرا، کار را به عنوان یک فرآیند می نگرند. پرسنل به فرآیند می اندیشند، یعنی آنها به اینکه پیش از آنها چه کاری انجام می شود و پس از آنها چه اتفاقی می افتد، و هنگامی که کارشان به دست مشتری می رسد چه اتفاقی می افتد، حساس هستند.
صاحبان فرآیند، بر افراد مدیریت نمی کنند بلکه طرح را مدیریت می کنند.
در سازمانهای فرآیندگرا تک تک افراد فرآیندهای سازمان را می شناسند . هرکسی می داند که چه چیزی مناسب است و خواسته مشتری چیست . همه توسط فرآیندهاارزیابی شده است. به همه افراد سازمان متوجه تامین رضایت مشتری شده اند . رضایت مشتری معیاری سازمانی است که اجزاء فرآیند را به یکدیگر متصل می کند.
بعبارت ساده تر، سازمانی که دیدگاه فرآیندمحوری دارد، وظیفه‌ها را بصورت مستقل مورد توجه قرار نمی دهد بلکه مجموعه آنها را که به خواسته مشتری جامه عمل می پوشانند در نظر می گیرد. در مفهوم فرآیند محوری نمیتوان تنها به انجام وظیفه درست فردی دلخوش بود. همه دست اندرکاران بایستی کوششهای خود را در جهت هدف همگانی و اصلی بسیج کنند و گرنه فعالیتهایی که با هم تعارض دارند، به نتیجه صدمه می زنند.
در فرآیند محوری نتیجه کار با اهمیت‌تر است، تا اجزای تشکیل دهنده آن. فرآیندها مانند رشته وظیفه های سراسری هستند، از آغاز تا انجام، که به آفرینش ارزشی مشتری پسند ختم می شود.
