حاکمیت فرآیند کسب و کار
اگر فرآیند صاحب نداشته باشد، BPMS چه چیزی را مدیریت میکند؟
ممکن است یک سازمان دهها یا حتی صدها فرآیند مدلشده و اتوماتیک داشته باشد، اما هنوز واقعاً «فرآیندمحور» نباشد.
سؤال مهم اینجاست:
چه کسی مسئول عملکرد یک فرآیند است؟
نه چه کسی آن را مدل کرده است.
نه چه کسی آن را در BPMS پیادهسازی کرده است.
و نه حتی چه کسی آن را اجرا میکند.
بلکه چه کسی در برابر نتیجه نهایی فرآیند پاسخگوست؟
محورهای مقاله
۱. مالک فرآیند دقیقاً چه کسی است؟
در بسیاری از سازمانها واحدها صاحب فعالیتهای خود هستند، اما یک نفر مسئول عملکرد End-to-End فرآیند نیست.
مثلاً فرآیند خرید ممکن است بین:
- واحد درخواستکننده
- مالی
- تدارکات
- انبار
- مدیریت
- حقوقی
تقسیم شده باشد.
اما اگر زمان کل فرآیند افزایش پیدا کند، چه کسی مسئول پاسخگویی است؟
اینجا مفهوم Process Owner اهمیت پیدا میکند.
۲. BPMS بدون حاکمیت فرآیند چه اتفاقی ایجاد میکند؟
BPMS میتواند فرآیند را اجرا، پایش و ثبت کند؛ اما خودش نمیتواند تعیین کند:
- چه کسی مالک فرآیند است؟
- چه کسی حق تغییر آن را دارد؟
- KPI فرآیند چیست؟
- چه زمانی باید فرآیند بازنگری شود؟
- چه کسی اختلاف بین واحدها را حل میکند؟
- چه کسی مسئول بهبود مستمر است؟
به همین دلیل BPMS را نباید با Process Governance یکی دانست.
ابزار، اجرای حاکمیت را تسهیل میکند؛ اما جایگزین حاکمیت نمیشود.
این نگاه با رویکردهای جدید BPM نیز همراستاست؛ حتی در محیطهای اتوماتیکتر، موضوعات accountability، auditability و governance اهمیت بیشتری پیدا میکنند.
۳. مالک فرآیند با مدیر واحد چه تفاوتی دارد؟
این قسمت را خیلی خوب باز کنیم.
مدیر واحد معمولاً مسئول عملکرد واحد خودش است.
اما مالک فرآیند مسئول عملکرد کل فرآیند از ابتدا تا انتها است.
این دو الزاماً یک نفر نیستند.
و همین تفاوت ساده، یکی از نقاط مهم بلوغ فرآیندی سازمان است.
۴. اگر چند واحد درباره فرآیند اختلاف داشته باشند چه کسی تصمیم میگیرد؟
اینجا وارد موضوع Process Governance میشویم.
باید مشخص باشد:
چه کسی تصمیم میگیرد؟
چه کسی تأیید میکند؟
چه کسی تغییر را اجرا میکند؟
چه کسی عملکرد را اندازهگیری میکند؟
چه کسی پاسخگوی نتیجه است؟
بدون این ساختار، هر تغییر فرآیندی میتواند تبدیل به مذاکرهای بین واحدها شود.
۵. فرآیند بدون KPI عملاً چگونه مدیریت میشود؟
اگر ندانیم:
- زمان چرخه چقدر است؟
- چند درصد فرآیندها برگشت میخورند؟
- کدام مرحله گلوگاه است؟
- چند بار فرآیند از مسیر اصلی خارج میشود؟
- هزینه اجرای فرآیند چقدر است؟
چگونه میتوانیم بگوییم فرآیند بهتر شده است؟
Process Governance بدون Measurement ناقص است.
۶. ارتباط Governance با BPMS
اینجا مقاله را به حوزه تخصصی خودمان برمیگردانیم.
BPMS میتواند بستری برای:
- اجرای فرآیند
- ثبت رخدادها
- پایش عملکرد
- مدیریت نسخهها
- کنترل دسترسی
- ثبت تغییرات
- ایجاد Audit Trail
- اندازهگیری KPI
- و پشتیبانی از بهبود مستمر
فراهم کند.
اما همه اینها زمانی ارزشمند میشوند که سازمان بداند چه چیزی را باید مدیریت کند و چه کسی مسئول آن است.
نتیجهگیری مقاله
فرآیندمحوری با داشتن مدلهای BPMN یا خرید یک BPMS ایجاد نمیشود.
فرآیندمحوری زمانی شکل میگیرد که سازمان برای فرآیندهای خود مالکیت، مسئولیت، اندازهگیری، تصمیمگیری و سازوکار بهبود داشته باشد.
بنابراین قبل از اینکه بپرسیم:
«کدام BPMS را انتخاب کنیم؟»
شاید لازم باشد ابتدا بپرسیم:
«چه کسی مالک فرآیند است؟»
چون اگر فرآیند صاحب نداشته باشد، حتی بهترین BPMS هم در نهایت فقط میتواند یک فرآیند بدون صاحب را سریعتر اجرا کند.
دیدگاهی یافت نشد