مدیریت فرآیند کسب و کار در اکثر سازمانها یک چالش بزرگ است. بسیاری از صاحبان مشاغل تصور می کنند که این هزینه اضافی و هنگفتی است که به سازمان تحمیل می شود یا فقط برای فرآیندهای عظیم ارزش آن را دارد که اجرا گردد.. با این حال در BPM توجه به اندازه کسب و کار شما، مهم نیست . در این مقاله یک راهنمای واقعی برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار شما جهت کمک به اتوماسیون سازمان وجود دارد.

تعریف مدیریت فرآیند کسب و کار(BPM)

مدیریت فرآیند کسب و کار یک رشته سازمانی است که در آن به شرکت امکان قدم به عقب برداشتن و به طور کلی و جداگانه به همه فرایندها نگاه مردن را می دهد. مدیریت قرآیند کسب و کار وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل می کند و زمینه های بهبود را برای ایجاد یک سازمان کارآمد  مشخص می نماید. مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) نحوه ایجاد ، ویرایش و تجزیه و تحلیل شرکت برای فرآیندهای قابل پیش بینی است که هسته اصلی کار آن را تشکیل می دهد. هر بخش در یک شرکت وظیفه دارد مقداری ماده اولیه یا داده را گرفته و آن را به چیز دیگری تبدیل کند. هر بخش ممکن است دوازده یا بیشتر فرآیند اصلی داشته باشد.

آیا BPM مانند مدیریت وظیفه یا مدیریت پروژه است؟

مدیریت فرآیندهای کسب و کار نه مدیریت وظیفه است (که روی وظایف فردی متمرکز است) و نه مدیریت پروژه (که جریانهای یک بار یا غیرقابل پیش بینی را کنترل می کند). مدیریت وظیفه در مورد مدیریت یا سازماندهی مجموعه فعالیتهایی است که از یک پروژه ناشی می شود. این پروژه ها غالباً یکبار مصرف بوده و قابل تکرار نیستند. وقتی این پروژه ها مانند کارهای ساختمانی به خوبی سازمان یافته باشند ، از یک نرم افزار مدیریت پروژه مانند ‘Microsoft Project’ استفاده می شود. Trello ، Asana یا Kissflow Project ابزار خوبی برای مدیریت وظایف در پروژه های موقت هستند. مدیریت فرآیند کسب و کار بیشتر بر روی فرآیندهای تکراری و مداوم متمرکز است که از الگوی قابل پیش بینی یا مدیریت فرآیند پیروی می کنند.

چرا مدیریت فرآیند تجارت مهم است؟

در صورت عدم سازماندهی و سیستم سازی ، فرآیندهای ضعیف کسب و کار می توانند منجر به ضرب وشتم شوند. در سطح فردی ، افراد فقط یک قسمت از یک فرآیند را می بینند ، و تعداد کمی از افراد می توانند اثرات کامل یک فرآیند را بررسی کنند ، همانند: جایی که شروع می شود و به پایان می رسد ، داده های کلیدی مورد نیاز و جایی که گلوگاه ها و ناکارآمدی های بالقوه وجود دارد. فرآیندهای بی نظم و هرج و مرج به کسب و کار آسیب می رساند و منجر به یک یا چند مورد از این سناریوها می شود:

• تلف شدن وقت
• خطاهای بیشتر
• افزایش نارضایتی
• کمبود داده
• کاهش روحیه کارمندان

با استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار ، سازمان ها می توانند فرایندهای خود را بهبود بخشیده و تمام جنبه های عملکرد را به صورت مطلوب حفظ کنند.

مراحل چرخه عمر BPM

مرحله ۱: طراحی

اکثر فرآیندها شامل یک فرم برای جمع آوری داده ها و یک گردش کار برای پردازش آن است. فرم خود را بسازید و مشخص کنید چه کسی در جریان کار صاحب هر کار است.

مرحله ۲: مدل سازی

فرآیند را در یک طرح بصری نشان دهید. جزئیات مانند مهلت ها و شرایط را برطرف کنید تا ایده روشنی از توالی رویدادها و جریان داده ها در فرآیند ارائه دهید. در اینجا دستورالعمل های دقیق برای مدل سازی BPM آورده شده است.

مرحله ۳: اجرا

ابتدا این فرآیند را با آزمایش مستقیم آن با گروه کوچکی اجرا کنید و سپس آن را برای همه کاربران باز کنید. اطمینان حاصل کنید که دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کرده اید.

مرحله ۴: نظارت

در حین انجام روند کار ، فرآیند را تحت نظر داشته باشید. از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت ، اندازه گیری کارایی و تعیین محل گلوگاه استفاده کنید. در اینجا مقاله مفصلی در مورد این مرحله آورده شده است.

مرحله ۵: بهینه سازی

همانطور که تجزیه و تحلیل می کنید ، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار شما ایجاد شود ، توجه کنید تا کارآیی بیشتری داشته باشد. مراحل بهبود فرآیند کسب و کار را در نظر بگیرید.

انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار کدامند؟

سیستم های BPM را می توان براساس هدفی که در نظر گرفته اند دسته بندی کرد. در اینجا سه نوع مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارد:

BPM ادغام محور

این نوع سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار فرایندهایی را کنترل می کند که در درجه اول بین سیستم های موجود شما (به عنوان مثال HRMS ، CRM ، ERP) قرار دارند بدون درگیری زیاد انسان. یکپارچه سازی سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار دارای اتصالات گسترده و دسترسی API هستند تا بتوانند فرآیندهای سریع را ایجاد کنند.

BPM انسان محور

BPM انسان محور برای آن دسته از فرایندهایی است که اساساً توسط انسان انجام می شود. اینها اغلب مصوبات و وظایف زیادی را توسط افراد انجام می دهند. این سیستم ها در یک رابط کاربری خوب، اعلان های آسان و ردیابی سریع بسیار عالی هستند.

BPM سند محور

این راه حل های مدیریت فرآیند کسب و کار زمانی لازم است که یک سند (به عنوان مثال یک قرارداد یا یک توافق نامه) در هسته اصلی فرآیند باشد. آنها مسیریابی ، قالب بندی ، تأیید و امضای سند را هنگام انجام کارها از طریق گردش کار امکان پذیر می کنند. اکثر سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار می توانند عناصر هر یک از اینها را در خود جای دهند ، اما هر یک معمولاً دارای یک تخصص هستند.

مزایای استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

در اینجا برخی از مزایای اصلی استفاده از BPM در کسب و کار شما ذکر شده است:

• کنترل فرآیندهای بی نظم و ناپایدار را بدست آورید
• ایجاد ، نقشه برداری ، تجزیه و تحلیل و بهبود فرایندهای کسب و کار
• عملیات روزمره را با کارآیی بیشتری اجرا کنید
• اهداف بزرگتر سازمانی را تحقق بخشید.
• به سمت تحول دیجیتال حرکت کنید.
• بهبود و بهینه سازی عملیات درهم

مثالهای مدیریت فرآیند کسب و کار

• منابع انسانی

آیا تا به حال احساس کرده اید که روند پردازش سازمان شما بسیار پیچیده و آشفته است؟ آیا بخش منابع انسانی شما از داوطلبان می خواهد فرم های کاغذی را که باعث خستگی آنها می شود ، پر کنند؟ این به این دلیل است که بخش منابع انسانی شما فاقد اصل مدیریت فرآیند تجارت (BPM) است. با استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار ، به شما کمک می کند فرآیندهای منابع انسانی خود را از ابتدا تا پایان خودکار کنید و در نتیجه هزینه ، زمان و فرم کاغذی را کاهش دهید. در اینجا چند مثال در مورد چگونگی مدیریت فرآیند کسب و کار به بخش منابع انسانی شما برای بهبود فرایندهای خود کمک می کند آورده ایم: تأیید سریعتر جدولهای زمانی کارمندان استخدام های جدید بدون دردسر

• فروش

در بیشتر سازمان ها ، تیم فروش برای تأیید فاکتورهای فروش مدت زمان زیادی را صرف هماهنگی با تیم حساب های دریافتنی (AR) می کند. حتی اشتباه تایپی در فاکتورها ، زندگی فروشندگان را خراب می کند. اینجاست که مدیریت فرآیند تجارت به تصویر می کشد ، زیرا فرآیند تأیید فاکتور را خودکار می کند ، در نتیجه احتمال خطاهای دستی و توضیحات رفت و برگشت بین فروشندگان و تیم AR از بین می رود. در اینجا چند سناریو در بخش فروش آورده شده است ، که در آن مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند به آنها کمک کند روند خود را ساده کنند: گردش کار چرخه فروش خود را کوتاه کنید با قیمت و فاکتور به روز باشید.

• مالی

هر روز یک تیم مالی با فرم های کاغذی و ایمیل بمباران می شود زیرا هر چیزی که شامل پول می شود باید از مسیر آنها عبور کند. به عنوان مثال ، اگر تیم مدیریت دارایی بخواهد ۵۰ لپ تاپ خریداری کند ، آنها پیش فاکتوری را که از فروشنده دریافت کرده اند برای تأیید به تیم مالی ارسال می کنند. این فقط یک مورد است. تصور کنید که روزانه چه تعداد ایمیل و فرم کاغذی از تیم های مختلف دریافت می کنند. بدون وجود یک سیستم ، مدیریت همه اینها برای آنها دشوار است. سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) به آنها کمک می کند تا همه اینها را مدیریت کنند. در اینجا چند سناریو در بخش دارایی آورده شده است ، جایی که مدیریت فرآیند کسب و کار به عنوان یک مزیت است: تأییدهای درخواست سفر با یک کلیک برای سناریوهای منحصر به فرد ، گردش کار را سفارشی کنید

ویژگی هایی که هر ابزار مدیریت فرآیند تجاری شایسته باید داشته باشد

اکنون که می دانید چرا دقیقاً یک سیستم BPM ضروری است ، در اینجا لیستی از ویژگی هایی که یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار خوب باید داشته باشد وجود دارد. ابزار نمودار سازی فرآیند بصری طراح فرم کشیدن و رها کردن کنترل دسترسی مبتنی بر نقش پشتیبانی موبایل ویژگی های مدیر قدرتمند ورود به سیستم (SSO) ادغام با سیستم های نرم افزاری موجود گزارش ها و تجزیه و تحلیل ها عملکرد برای پایگاه های کاربر بزرگ معیارهای عملکرد پردازش