نرم افزار بیزاجی

فهرست مطالب:

• مقدمه
• تعاریف
• چرا باید برای سازمان خود یک BPMS اختیار نمایید؟
• مزایای سیستم های مدیریت کسب و کار
• چرا بیزاجی؟
• سوالات متداول در مورد BizAgi BPMS

مقدمه

مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)هسته اصلی کسب و کار سازمان محسوب می‌شوند. سازمانها در گذشته برای هرکدام از فرآیند هایشان، سیستم های جداگانه ای در محدوده آن فرآیند تهیه می‌کردند که به سیستم های جزیره ای معروف اند. مشکلات اساسی که به مرور زمان با این نوع نگرش بروز نمود عدم امکان ارتباط این سیستم ها با یکدیگر می‌باشد و بدلیل طراحی سیستم ها در مورد تنها یک بخش منفک شده از سازمان، اهداف کلی سازمان به نحو مطلوب برآورده نمی‌شوند. بدین ترتیب ایده سیستمهای یکپارچه سازمانی شکل گرفت.

تعاریف

فرآیند: فرایند مجموعه‌ای از فعالیت‌ها هستند که یک یا چند ورودی دارند و خروجی آن‌ها، ارزش ایجاد می‌کند. هر فرآیند از طریق مجموع زیر فرایندهای داخلی به همراه توالی بین زیرفرایندها، نقطه شروع و پایان بیان می‌شود.

مدیریت فرآیند های کسب و کار: مدیریت فرآیند کسب و کار روشی یکپارچه و نظام مند برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای کسب و کار است. در هر یک از فرایندها افراد و سامانه ها نقش خواهند داشت. تعاملات بین افراد و گردش اطلاعات در سازمان است که به آن حیات میبخشد. هدف BPMS، مدیریت فرآیندها در سازمان و ارایه ابزاری برای بهبود آنها در گذر زمان است.

مهندسی مجدد فرآیند های کسب و کار: پارادایمی است برای تحول فرایندهای کسب و کار که به بازمهندسی فرایندهای کسب و کار می‌پردازد و به تحول اساسی در فرایندها و کسب و کار می‌گردد.

چرا باید برای سازمان خود یک BPMS اختیار نمایید؟

در دنیای فرارقابتی امروز، تمامی شرکت‌ها ملزم هستند که تا حد ممکن کارایی داشته و بتوانند خود را پایدار و باقی نگه دارند.فرایندهای دستی و سنتی باعث می‌شوند تا مالکین کسب و کار، زمان را از دست داده و پول خود را برای کارهای بیهوده و عبث در شرکت خود از بین ببرند. این‌جا همان جایی که است که BPMS خود را نشان می‌دهد.

مزایای سیستم های مدیریت کسب و کار

اجرای یک سرویس BPMS مزایای بسیاری را به همراه خواهد آورد و برخی از مهم‌ترین این مزایا به شرح زیر هستند:

1. مستندسازی و تعریف فرایندها:
   استانداردهایی مانند BPMN امکان مستندسازی فرایندها را فراهم می‌نماید.
2. خودکار سازی اجرای فرایندها:
   با BPMS تمام قوانین و منطق های تجاری سازمان خودکار خواهند شد.
3. شناسایی فرصتها و بهبود فرایندها:
   BPMS معیارهایی را فراهم می کند برای اندازه گیری هزینه فرایندها و زمان اجرا که در این صورت بهینه سازی بر اساس نتایج، واقعی خواهد بود.
4. حذف فعالیتهای غیر ضروری:
   در BPMS به کمک مدلسازی فرایندها، سازمانها می‌توانند فرصتی برای حذف کارهای غیر ضروری خود داشته باشند.
5. کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا:
   BPMS با ابزارهای نظارتی امکان نظارت بر وضعیت فرایندها را ممکن می‌سازد در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرایندها برای رسیدن به کیفیت بهتر و بهینه سازی آنها برای کارایی بیشترمیشود همچنین قابلیت اندازه گیری انها باعث میشود که دید مدیریتی بهتری نیز حاصل شود.
6. همکاری مشتری ها و شرکا در فرایندهای تجاری:
   BPMS امکان همکاری مشتریان و شرکا را ازخارج از سازمان فراهم می‌کند. و برای فرایندهایی که در خارج از محدوده سازمان قرار دارند، بسیار کاربردی خواهد بود.
7. کاهش منابع مورد نیاز:
   به منظور اجرای فرایندهای کسب و کار، به افراد و منابع زیادی نیاز خواهد بود. BPMS می‌تواند تعداد منابع مورد نیاز برای اجرای یک فرایند به طرز چشم گیری کاهش دهد.
8. افزایش هماهنگی:
   BPMS هماهنگی بین بخشهای مختلف یک شرکت را از بعد جغرافیایی بهبود میبخشد.
9. افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها:
   BPMS با کاهش زمان اجرای فرایندها و امکان اجرای موازی انها سرعت کسب و کار را بهبود می‌دهد.
10. افزایش رضایتمندی مشتری:
    با کاهش زمان اجرا و اطمینان از درستی انها باعث می‌شود که مشتریان سریعتر و آسانتر به نیازمندی های خویش برسند.
11. چابکی سازمان:
    BPMS این امکان را برای سازمانها فراهم می کند که در صورت تغییر شرایط به راحتی بتوانند تغییرات را در فرایندها اعمال نمایند. به این ترتیب به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک شایانی خواهد شد.

چرا بیزاجی؟

ما پایه های یک کسب و کار دیجیتال را ارائه می دهیم

۱. چابکی

سامانه یکپارچه سازمان ما همکاری بین کسب و کار و فناوری اطلاعات را قادر می سازد و سرعت ساخت و آزمایش با برنامه های کاربردی فرآیند، افزایش بهره وری عملیاتی و حفظ یکپارچگی از ویژگی های آن می باشد.
ساخت برنامه های کاربردی مبتنی بر مدل مبتنی بر مدل چابک
سهولت آزمایش از طریق ابزار بصری
استفاده مجدد از تمامی اشیاء کسب و کار

۲. ابزار بصری برای نمودار فرایندها

ابزار طراحی فرایند به صورت بصری به عنوان یک نقطه‌ی قوت اساسی برای کاربران شرکت به حساب می‌آید، زیرا باعث می‌شود تا این افراد بتوانند فرایند را بسیار بهتر از یک سری کد یا حتی بدون نیاز به تیم IT داخل سازمان درک نمایند.

۳. طراحی فرم با استفاده از ابزارهای کشیدن و رها کردن

کلیه فرمها را در ابزار بیزاجی میتوانید با کشیدن و رها کردن بسیار ساده بسازید.

۴. یکپارچگی

سامانه یکپارچه سازمان ما با استفاده از یک لایه پردازش چابک، سیستم های IT موجود شمارا به هم متصل می کند و شما می توانید از داده های آن‌ها استفاده نمایید و علاوه بر آن دستگاه‌ها و IoT را در مقیاس جهانی متصل می کند و می‌توانید سیستم‌ها و داده‌ها را به سرعت وصل کنید.

• ساخت Connector ها
• امکان چند زبانی بودن و استفاده همزمان از آن
• لایه SOA و API های قدرتمند جهت ارتباطات

۵. پیاده سازی فرآیند های سازمانی خود بدون کد نویسی

بیزاجی این امکان را به به شما می دهد تا بدون داشتن دانش برنامه نویسی و با کمترین کد نویسی(در بین دیگر ابزار های BPMS دنیا) در سریع ترین زمان و با کمترین هزینه فرآیند های سازمان خود را مکانیزه نمایید.
این سیستم بدون نیاز به برنامه نویسی میتواند فرم ها، روابط بین اجزای فرم، منطق فرآیندها و … را دریافت و در سیستم به گردش درآورد. این موضوع باعث کاهش زمان اجرا و کاهش هزینه و سهولت در توسعه های بعدی می گردد. ضمنا تصحیح گردش کار ها نیز بدون نیاز به تخصص برنامه نویسی قابل انجام خواهد بود.

۶. قابلیت اتصال به سایر پایگاه های داده و ایجاد یکپارچگی در اطلاعات سازمان

این سیستم این امکان را فراهم می آورد تا با سایر پایگاه های داده از نوع Oracle ،Server SQL و … ارتباط برقرار نمایید. این پایگاه های داده میتوانند برای سایر سیستم های سازمان مورد استفاده قرار گرفته باشند که ممکن است از چندین شرکت مختلف خریداری شده باشد. برای مثال شما نیاز دارید در یک فرم سازمانی اطلاعات مختلفی از چندین سیستم ها را به صورت یکپارچه به کاربر نشان دهید.

با استفاده از این ابزار شما به سادگی میتوانید این کار را انجام دهید و در واقع با این امکان شما میتوانید کلیه اطلاعات سازمان خود را از طریق روال های کاری یکپارچه نموده و نیازی به خرید کل راهکار نرم افزاری از شرکت نخواهد بود و همچنین نیازی به پرداخت هزینه های سنگین جهت یکپارچه سازی اطلاعات نخواهد بود. همچنین این سیستم امکان به هنگام سازی را فراهم می آورد بگونه ای که اگر اطلاعاتی در دیگر پایگاه های داده تغییر کرد یا اضافه شد، اطلاعات فرم های سیستم گردش فرایند ها نیز در لحظه به هنگام شود.

۷. امکان ثبت اطلاعات از این سیستم در سایر سیستم ها

برای مثال در سازمانی سیستم حقوق و دستمزدی سالها مشغول به کار است، و در سیستم مدیریت فرآیند های بیزاجی نیز، فرآیندی برای مرخصی طراحی گردیده است و مطلوب سازمان این است که پس از تایید فرایند مرخصی اطلاعات مربوطه در سیستم حقوق و دستمزد نیز ثبت گردد تا محاسبات حقوقی بر اساس نوع مرخصی های ثبت شده محاسبه گردد. کافی است برای درج اطلاعات مرخصی در پایگاه های داده حقوق و دستمزد توسط تکنولوژی وب سرویس، که در سیستم مدیریت فرآیند های بیزاجی پشتیبانی می‌شود اقدام به درج اطلاعات تولید شده در پایگاه داده دوم گردد.

۸. قابلیت پایش فرآیند های کسب و کار

پس از اجرای یک فرآیند و گذشت زمان همواره سواالتی مطرح میگردد که در قسمت زیر به چند نمونه آن اشاره میشود:
• متوسط زمان اجرای فرآیند چیست؟
• آیا میتوان زمان اجرای فرآیند را کوتاه نمود؟
• چرا فرآیند با تاخیر انجام میشود؟
• علت تاخیر چیست؟
• چه واحدی در اجرای فرآیند به موقع عمل میکند و چه واحدی با تاخیر عمل مینماید؟

فناوری BAM که برگرفته از Monitoring Activity Business و به اصطالح »پایش فرآیند های کسب و کار« است، پس از گذشت زمان، آغاز به تحلیل فرآیندهای جاری نموده و با گزارشات نموداری و تحلیلی به سواالت فوق پاسخ می دهد. این فناوری کمک بسزایی به تعالی سازمانی و افزایش بهره وری می نماید. این فناوری گلوگاه ها را شناسایی و مدیران را جهت رفع گلوگاه ها هدایت مینماید. مدیران به صورت هوشمندانه و مستند میتوانند واحد های سازمانی را از عملکردشان آگاه نمایند و به صورت کمی شاخص های پیشرفتشان را تعیین و سپس کنترل نمایند. در این فناوری هنگامی که کاری برای شخصی ارجاع میشود مهلت انجام آن کار نیز اعالم می گردد. کاربر در این هنگام می بایست بر اساس زمان استاندارد تعریف شده اقدام به انجام کار نماید در غیر اینصورت سیستم میزان تاخیر وی را محاسبه و در گزارشات BAM ارائه خواهد نمود.

۹. پشتیبانی از نگارشات متعدد فرآیند (Versioning)

به مرور زمان مدیران، فرآیند های سازمان را بهبود خواهند بخشید و نیاز است تا فرآیندهای جاری بهبود و تغییر یابند. سوالی که مطرح میشود این است که فرآیند های در حال اجرا به چه وضعیتی دچار خواهند شد؟ آیا پس از تغییر فرآیند اطلاعات، نسخه قدیمی فرآیند در گزارشات آورده خواهد شد؟ نرم افزار BPMS برای حل مشکلاتی از این دست قابلیت قدرتمندی را ارائه مینماید که Management Version نام دارد. این ویژگی باعث میشود پس از تغییر اعمال تغییری در فرآیند، نسخه جدیدی از آن در اختیار کاربران قرار گیرد و فرآیند های قبلی که قبل از این نگارش ایجاد شده اند، کما فی‌السابق به گردش خود طبق فرآیند قبلی ادامه دهند تا خاتمه یابند.

۱۰. امکانات و قابلیت های دیگر Bizagi

 طراحی و شبیه سازی فرآیند
 مدلسازی فرایند با استاندارد BPMN
 ایجاد، ذخیره، بازیابی و ویرایش گردش کار و فرآیندها به صورت گرافیکی
 تعریف شروط تصمیم گیری در مراحل مختلف گردش کار و فرآیند
 امکان معرفی چارت سازمانی و منابع سازمانی به موتور گردش کار
 مدیریت و اجرای چندین فرآیند همزمان.
 ایجاد زیر ساختهای فناوری اطلاعات Import و Export یک گردش کار و فرآیند.
 استفاده از انواع فرمهای سیستم های مختلف در تعریف یک فرآیند گردش کاری
 انتشار در لحظه با یک کلیک.
 یکپارچگی با LDAP
 انجام پردازش های اتوماتیک در مراحل مختلف یک گردش کار.
 تعیین مهلت انجام کار در هر قسمت در گردش کار.
 پشتیبانی از چند زبان.
 پشتیبانی از زمان های جغرافیایی مختلف.
 پایش فعالیت های کسب و کار (Business activity Monitoring)
 گزارش ساز پویا.
 مشاهده مراحل گردش کاری طی شده به صورت گرافیکی.
 یکپارچگی با سایر نرم افزارها.
 ارتباط با آخرین ورژن پایگاه داده های SQL Server و Oracle
 موتور قوانین کسب و کار
 پشتیبانی از SOA نوعی معماری سرویس گرای جدید و در حال تکامل
 اجرا کردن فرآیندها در محیط های توسعه و تست و اجرا
 پشتیبانی از زبان‏های مدل سازی استاندارد BPMN 2
 فرم ساز پیشرفته بدون نیاز به کد نویسی
 داشتن میز کار و کارتابل با قابلیت پشتیبانی از چند زبان
 گزارشهای استاندارد فرآیندی و BAM
 گزارشهای سفارشی بر اساس موجودیت های ساخته شده در فرآیند ها
 داشتن ابزار ساخت CMS استاندارد و یکپارچه با فرآیند های ایجاد شده در بیزاجی
 همکاری فناوری اطلاعات با کسب و کار
 و …..

سوالات متداول در مورد BizAgi BPMS

نرم افزار بیزاجی یکی از نرم افزار های مدیریت فرآیند کسب و کار -BPMS- مطرح در دنیا است.

• خیر. نرم افزار BPMS بیزاجی جزء نرم افزارهای BPMS تجاری و غیر رایگان است.

• یکی از مهم ترین نقاط قوت این نرم افزار کاربرپسندی فوق العاده بالای آن است.
• سرعت بالای ساخت فرایند در این نرم افزار از دیگر نقاط قوت این سیستم است.
• همچنین نیاز به حداقل کدنویسی در پروسه ساخت فرایندها نسبت به سایر نرم افزارهای BPMS از دیگر نقاط قوت این سیستم است.
• Code less بودن این سیستم باعث میشود سرعت ساخت فرایندها در این نرم افزار افزایش یابد ولی نسبت به سیستم های دیگر از انعطاف پذیری کمتری برخوردار است.

• این سیستم بر پایه دات نت و MVC توسعه یافته است.

• نرم افزار بیزاجی BizAgi BPMS را میتوان از وب سایت این شرکت دریافت و نصب نمود. البته دقت نمایید که در وب سایت این شرکت چند نوع نرم افزار وجود دارد که باید نرم افزار BizAgi Studio را دانلود و نصب نمود.  مراحل نصب نرم افزار در مقاله آموزش نصب نرم افزار بیزاجی به صورت دقیق آورده شده است

• بر روی نرم افزار نصب شده میتوان به تعداد نامحدود فرایند ساخت و آنرا اجرا نمود منتها نهایتاً تا ۲۰ کاربر بر روی آن قابل تعریف است که برای مقاصد تست و آموزش ارائه گردیده است. در واقع اجازه ی استفاده تجاری از این نسخه داده نشده است و امکان استفاده از  تقویم شمسی وجود ندارد ولی می توان از قابلیت چند زبانه برای فارسی سازی آن استفاده نمود.

• با توجه به اینکه نرم افزار BizAgi متعلق به یک شرکت آمریکایی-انگلیسی است، شرکت‌هایی علیرغم هزینه‌های بالای این سیستم اقدام به مکاتبه با این شرکت نموده‌اند ولی کماکان با پاسخ تحریم ایران روبرو شده و در نتیجه امکان تهیه این سیستم از شرکت اصلی امکان‌پذیر نخواهد بود.

• با توجه به مهندسی معکوس صورت گرفته در این پروژه هیچ کدام از قابلیت‌های سیستم ازبین نرفته است.

منبع:سایت بیزاجی